Política de privacidad para empleados y contratistas

 

 

 

Fecha de entrada en vigor: 2 de agosto de 2023

Evergreen respeta su derecho a la privacidad. No vendemos su información privada a nadie. Con el fin de proporcionarle beneficios competitivos, como seguro médico y jubilación, compartimos una cantidad limitada de su información personal para obtener estos beneficios en su nombre.

 

Esta política proporciona a nuestros empleados información detallada sobre cómo recopilamos, utilizamos, procesamos y transferimos sus datos personales como empleados. También les informa sobre las medidas de seguridad que tomamos para proteger sus datos. Nuestra Política de privacidad para empleados cumple con las regulaciones estatales y federales, incluidas la CPRA y la CCPA de California.

 

1. Descripción general

La presente Política de privacidad para empleados y contratistas (la«Política de privacidad») contiene las políticas y procedimientos que debe seguir Evergreen Moneysource Mortgage Company, que opera bajo el nombre comercial Evergreen Home Loans, incluidas sus filiales actuales o futuras (la«Empresa»,«Evergreen»,«nosotros»,«nos» o«nuestro») en relación con la recopilación y el uso de información personal de un solicitante, un empleado («Empleado»), un directivo o consejero de la Empresa, o un contratista en los Estados Unidos (denominados colectivamente en la Política de privacidad como«Empleado/Contratista»,«usted» o«su»).  Nota: Un Contratista es una persona que no es empleada, pero que presta servicios a Evergreen y no está empleada por la Empresa. Ciertas secciones de esta política de privacidad no se aplican a los Contratistas.

Evergreen desea que usted comprenda cómo y por qué recopilamos«información personal», que incluye cualquier información que identifique, se relacione, describa, pueda asociarse razonablemente o pueda vincularse razonablemente, directa o indirectamente, con un empleado o contratista en particular. Los empleados y contratistas no deben esperar privacidad cuando utilicen la tecnología proporcionada por Evergreen o cuando accedan a los recursos o la información tecnológica de Evergreen.

Evergreen se compromete a proteger la privacidad de todos nuestros empleados/contratistas, y tomamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger su información personal contra el acceso no autorizado, el uso indebido, la pérdida accidental o la alteración.

Si usted es residente de California, consulte el Anexo sobre la política de privacidad de California adjunto para obtener una lista completa de las divulgaciones y los derechos que le corresponden en virtud de la legislación de California.

 

2. ¿Qué información recopilamos?

La siguiente tabla explica las categorías de información personal que podemos recopilar o procesar y los motivos específicos por los que procesamos cada categoría de información. Para obtener información más detallada sobre por qué procesamos cada categoría de información, consulte la sección «Finalidades de la recopilación» más abajo.

Tenga en cuenta que es posible que no recopilemos todas las categorías de información personal sobre cada empleado/contratista. Por ejemplo, si la recopilación de información personal está relacionada con un beneficio específico que no está disponible de forma general, solo recopilaríamos esa información personal de los empleados/contratistas que sean elegibles para el beneficio y se inscriban en él. Además, cuando recopilamos una categoría de información personal, es posible que no recopilemos cada ejemplo específico enumerado.

 

 

 

3. Finalidades de la recopilación

a. Administración de la relación laboral/contratista

Conservamos y procesamos la información personal con fines tradicionales de contratación y contratación de contratistas. Utilizamos esta información para fines administrativos y de gestión, y solo la revelamos a otras personas que tienen la necesidad de conocerla. La conservamos y utilizamos para poder gestionar el negocio y nuestra relación con usted de forma eficaz, legal y adecuada, durante el proceso de selección, mientras trabaja para nosotros y después de que su empleo o contrato haya finalizado.  Esto incluye el uso de información personal para poder cumplir con cualquier requisito legal relacionado con la relación con un empleado o contratista, administrar la nómina, proporcionarle beneficios, garantizar su seguridad, cumplir con un contrato de empleo o de servicios, y demostrar nuestro compromiso con la igualdad de oportunidades y las prácticas laborales justas. 

b. Cumplimiento de las obligaciones legales

En determinadas situaciones, es posible que necesitemos recopilar y procesar su información personal para cumplir con nuestras obligaciones legales. Esto puede incluir:

• Seguimiento de la información demográfica para confirmar el cumplimiento de las políticas y requisitos de igualdad de oportunidades y no discriminación.
• Tratamiento de información relacionada con su salud, que podría incluir motivos de ausencia e informes y notas médicas, con el fin de cumplir con nuestras obligaciones en virtud de las leyes aplicables en materia de empleo y seguridad y salud.
• Procesamiento de información relativa a certificaciones y cualificaciones para su función o puesto;
• Procesamiento de información relativa a la participación en actividades relacionadas con el empleo sobre las que estamos obligados a conservar un registro; y/o
• Procesamiento de la información relevante sobre cualquier presunta infracción del Manual del Asociado u otras políticas de la empresa necesaria para investigar las denuncias y aplicar las medidas disciplinarias que sean necesarias.

 

c. Facilitar las comunicaciones y la eficiencia

La empresa utiliza diversas herramientas y plataformas que permiten a los empleados/contratistas comunicarse más fácilmente entre sí y acceder y divulgar de manera más eficiente diversos tipos de productos y calendarios de trabajo. Algunas herramientas también pueden permitir a los empleados/contratistas divulgar información a través de las redes sociales u otros canales, incluida información relacionada con oportunidades de empleo.

Estas herramientas y plataformas pueden recopilar y divulgar información de contacto y fotos de perfil de la empresa; registrar ciertas preferencias y acciones; recopilar su geolocalización; y crear perfiles de usuario que permiten a los empleados y a la empresa realizar un seguimiento de su eficiencia y rendimiento. También podemos tener acceso a las comunicaciones enviadas utilizando los sistemas y dispositivos de la empresa.

d. Proporcionar beneficios

Ofrecemos a los empleados una variedad de beneficios, incluyendo beneficios relacionados con la atención médica, ahorros para la jubilación y la posibilidad de solicitar bienes y servicios directamente a la empresa. 

Es posible que no todos los empleados puedan disfrutar de todas las ventajas, y la empresa solo recopilará información personal para proporcionar una ventaja si el empleado cumple los requisitos para disfrutarla y está inscrito en ella. Los empleados deben leer atentamente los términos específicos aplicables a cualquier aplicación móvil o programa de ventajas concreto para comprender qué información específica se recopila.

e. Garantizar la seguridad de los empleados, contratistas, instalaciones y propiedades.

Recopilamos diversas categorías de información para garantizar la seguridad de los empleados/contratistas, las instalaciones y los bienes. Esta información ayuda a verificar la identidad de los empleados/contratistas en instalaciones específicas y a garantizar la seguridad de las instalaciones y los vehículos de la empresa.  Además, podemos procesar ciertas categorías de información personal para garantizar la seguridad y protección de nuestros sistemas y dispositivos electrónicos. Esto incluye la supervisión de nuestros sistemas en busca de actividades sospechosas o fraudulentas y otras formas de conducta ilegal. Esta supervisión es fundamental para garantizar la seguridad y protección de nuestros sistemas y de la información confidencial que se nos confía.

4. Eliminación de información personal

Tomamos las medidas adecuadas para garantizar que su información personal se procese y elimine de manera que se mantenga su confidencialidad. Todos los procedimientos de eliminación de información personal, incluida la eliminación de dispositivos de almacenamiento de datos informatizados, están diseñados para garantizar la destrucción completa de la información personal y eliminar el riesgo de acceso o divulgación no autorizados posteriores.

5. Actualizaciones de la Política de privacidad

Esta Política de privacidad está sujeta a revisiones ocasionales, y si realizamos algún cambio sustancial en las categorías de información que recopilamos o en los motivos por los que recopilamos dicha información, se lo notificaremos enviándole un correo electrónico y/o publicando un aviso destacado sobre los cambios. Esta Política de privacidad también se publicará en eConnections. Puede revisar o consultar la Política de privacidad en cualquier momento. 

La Empresa puede estar sujeta a determinadas leyes y normativas relativas a la privacidad y la seguridad de la información en más de una jurisdicción en la que residen los Empleados/Contratistas. Si cualquier término, pacto, condición o disposición de la presente Política de Privacidad fuera considerado inválido, nulo o inaplicable por un tribunal de jurisdicción competente, la intención de esta Política de privacidad es que el alcance de los derechos y obligaciones de la Política de privacidad se reduzca solo para la jurisdicción afectada y solo en la medida en que se considere necesario según las leyes de la jurisdicción local para que la disposición sea razonable y aplicable, y el resto de las disposiciones de la declaración de la Política de privacidad no se verán afectadas, perjudicadas o invalidadas de ningún modo como resultado de ello.

6. Contáctenos si tiene alguna pregunta.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de privacidad, póngase en contacto con el Departamento de Recursos Humanos en humanresources@evergreenhomeloans.com.

 

 

 

Anexo al Aviso de privacidad de California

Fecha de entrada en vigor: 27 de junio de 2023

Este Anexo al Aviso de Privacidad de California («Anexo») se aplica a los solicitantes, empleados y contratistas que sean residentes del estado de California. Este Anexo complementa nuestra Política de Privacidad para Empleados y Contratistas («Política de Privacidad»).  Los términos utilizados en este Anexo se interpretarán según se definen en la Ley de Privacidad del Consumidor de California, Código Civil de California § 1798.100 y siguientes, modificada por la Ley de Derechos de Privacidad de California y sus reglamentos de aplicación (en conjunto, la«CCPA»). 

Este anexo le proporcionará un resumen de las categorías de información que recopilamos, los motivos por los que recopilamos cada categoría de información, información sobre cómo podemos divulgar su información personal a terceros e información sobre sus derechos en virtud de la CCPA.  

1. Información que recopilamos y fuentes de información personal

En los últimos 12 meses, hemos recopilado las categorías de información personal identificadas anteriormente en la Política de privacidad para empleados y contratistas. Recopilamos la mayor parte de la información directamente de usted, a través de las solicitudes o formularios que envía y la información que proporciona en el momento de la contratación.  Además de la información que usted nos proporciona, podemos recopilar información sobre usted de terceros, como información de terceros que proporcionan acreditación, instituciones educativas, proveedores de prestaciones y proveedores que proporcionan verificaciones de antecedentes o información relacionada. Por último, podemos recopilar, almacenar o procesar automáticamente información sobre usted cuando utiliza nuestras herramientas, sistemas o recursos, o cuando se encuentra en una de nuestras instalaciones.

2. Cómo se divulga su información personal

En los últimos 12 meses, hemos revelado las siguientes categorías de información relacionada con el empleo a proveedores de servicios y proveedores de prestaciones externos (por ejemplo, salud y bienestar, cuentas de jubilación, etc.), que son necesarios para facilitar la relación laboral y proporcionarle prestaciones:

a. A (Identificadores), B (Personal), C (Clasificación), I (Profesional), L (Sensible).

Cuando es necesario, celebramos contratos por escrito con nuestros proveedores de servicios para garantizar la privacidad y seguridad de su información personal. En virtud de estos contratos, restringimos el acceso y el tratamiento de su información personal a lo que sea necesario para los fines de la divulgación.

En determinadas circunstancias, es posible que le ofrezcamos la oportunidad de inscribirse en determinados programas de prestaciones que implican la divulgación de su información personal a terceros proveedores de prestaciones. Cualquier programa de este tipo será totalmente opcional y se basará en su participación voluntaria.

En los últimos 12 meses, no hemos compartido información personal relacionada con el empleo con terceros, tal y como se define en la CCPA. Para mayor claridad, «compartir» se define como la divulgación de información personal a un tercero con fines publicitarios basados en el comportamiento en distintos contextos.

No recopilamos, procesamos ni divulgamos información personal confidencial, tal y como se define en la CCPA, para fines distintos a los especificados en la sección 7027 de la normativa de la CCPA.

3. Derechos individuales

La CCPA otorga a los residentes de California una serie de derechos relacionados con el tratamiento de su información personal. En esta sección se explica el alcance de estos derechos y se describe cómo puede ejercerlos.

a. Derecho a conocer la información personal recopilada, divulgada, compartida o vendida

Tiene derecho a saber si estamos procesando su información personal y a solicitar que revelemos la información personal que recopilamos, utilizamos y revelamos a terceros. Hay dos tipos de solicitudes de derecho a saber que puede realizar: una solicitud abreviada y una solicitud de información específica.

Si realiza una solicitud de derecho a la información (solicitud abreviada), recibirá la siguiente información sobre usted:

1. Categorías de información personal recopilada, vendida o compartida;
2. Categorías de fuentes de las que se recopila información personal;
3. Categorías de terceros a los que se vende, comparte o divulga la información;
4. Fines comerciales o empresariales para recopilar, compartir o vender información personal.
5. Categorías de información personal divulgada con fines comerciales y categorías de personas a las que se divulgó con fines comerciales.

Si ejerce su derecho a saber (solicitud de información específica), recibirá la siguiente información sobre usted:

1. Datos personales específicos recopilados sobre usted.

Le proporcionaremos esta información de forma gratuita, a menos que determinemos que su solicitud es manifiestamente infundada o excesiva. Puede solicitar esta información dos veces en un periodo de 12 meses.

Le proporcionaremos esta información en un formato portátil y, en la medida en que sea técnicamente posible, fácilmente utilizable, que le permita transmitir los datos sin obstáculos.

Existen ciertas excepciones al derecho a la información. En nuestra respuesta indicaremos si se aplica alguna excepción.

b. Derecho de supresión

Tiene derecho a solicitar que nosotros y nuestros proveedores de servicios eliminemos la información personal que hemos recopilado sobre usted mediante el envío de una solicitud verificable. Este derecho está sujeto a ciertas excepciones y no nos obliga a eliminar la información que, de otro modo, estamos obligados a conservar en virtud de la legislación aplicable. En nuestra respuesta indicaremos si se aplica alguna excepción.

c. Derecho a optar por no participar en la venta o el intercambio de información personal

Tiene derecho a optar por que una empresa sujeta a determinadas leyes y normativas no venda ni comparta su información personal. No vendemos su información y no compartimos la información que recopilamos o procesamos sobre usted en su calidad de empleado o contratista, tal y como se define anteriormente. 

En la medida en que interactúe con la Empresa fuera de su capacidad como empleado o contratista, consulte nuestra Política de privacidad general en línea.

d. Derecho de rectificación

Tiene derecho a solicitar que corrijamos cualquier inexactitud en la información personal que recopilemos o procesemos sobre usted tras recibir una solicitud verificable. Al enviar una solicitud de corrección, le pedimos que proporcione toda la información razonablemente necesaria para confirmar la exactitud de la solicitud de corrección. Este derecho está sujeto a ciertas excepciones. Indicaremos en nuestra respuesta si se aplica alguna excepción.

e. Derecho a limitar el uso y la divulgación de información personal sensible

Tiene derecho a solicitar que limitemos el uso y la divulgación de su información personal confidencial únicamente a los fines específicamente autorizados por la legislación de California. En este momento, no procesamos ni divulgamos su información personal confidencial para fines que no estén específicamente autorizados por la legislación de California. Si esto cambiara, se lo notificaremos y le daremos la oportunidad de limitar el procesamiento de su información personal confidencial.

f. Derecho a la no discriminación

No tomaremos represalias contra ningún empleado, solicitante de empleo o contratista independiente por ejercer sus derechos en virtud de la CCPA. Además, no le discriminaremos: negándole bienes o servicios; cobrándole precios o tarifas diferentes por prestaciones, bienes o servicios, incluso mediante el uso de descuentos u otras ventajas o la imposición de sanciones; proporcionándole un nivel diferente de calidad de bienes o servicios; o sugiriéndole que recibirá un precio o tarifa diferente por bienes o servicios o un nivel o calidad diferente de bienes o servicios. 

g. Presentación de solicitudes

Para enviar una solicitud de derechos, puede enviarnos un correo electrónico a humanresources@evergreenhomeloans.com o ponerse en contacto con nosotros por teléfono al 877-242-2014. También puede completar nuestro formulario en línea que se encuentra en https://www.evergreenhomeloans.com/data-privacy-request.

Responderemos a sus solicitudes de forma gratuita, salvo en los casos en que se apliquen exclusiones, que identificaremos en nuestra respuesta.

h. Verificación de solicitudes

Para garantizar la protección de su información personal, debemos verificar que la persona que presenta una solicitud de acceso, eliminación o corrección es el solicitante, contratista o empleado al que se refiere la solicitud antes de procesarla. Para verificar su identidad, podemos solicitarle hasta tres datos personales para compararlos con nuestros registros.

No será necesario que cree una cuenta con nosotros para enviar una solicitud verificable. Sin embargo, es posible que se le solicite acceder a una cuenta existente en la medida en que sea necesario acceder a la misma.

Solo utilizaremos la información personal proporcionada en su solicitud para verificar su identidad y eliminaremos cualquier información que nos proporcione después de procesar la solicitud, a menos que la legislación aplicable nos prohíba hacerlo. Nos reservamos el derecho a tomar medidas adicionales según sea necesario para verificar su identidad cuando tengamos motivos para creer que una solicitud es fraudulenta.

i. Agentes autorizados

Puede elegir a una persona o empresa registrada en la Secretaría de Estado de California a la que autorice para actuar en su nombre y presentar sus solicitudes ( «Agente autorizado»). Si decide utilizar un Agente autorizado, le pedimos que le proporcione a este un permiso por escrito para que pueda presentar su solicitud y que verifique su identidad directamente con nosotros. De no hacerlo, podríamos rechazar su solicitud.