Política de privacidad para empleados y contratistas

 

 

 

Fecha de entrada en vigor: 2 de agosto de 2023

Evergreen respeta su derecho a la intimidad. No vendemos su información privada a nadie. Con el fin de proporcionarle beneficios competitivos, tales como seguro de salud y jubilación, compartimos cantidades limitadas de su información personal con el fin de obtener estos beneficios en su nombre.

 

Esta política proporciona a nuestros empleados información detallada sobre cómo recopilamos, utilizamos, procesamos y transferimos sus datos personales. También les informa de las medidas de seguridad que adoptamos para proteger sus datos. Nuestra Política de privacidad de los empleados cumple la normativa estatal y federal, incluidas la CPRA y la CCPA de California.

 

1. Visión general

La presente Política de Privacidad para Empleados y Contratistas (la "Política de Privacidad") contiene las políticas y procedimientos a seguir por Evergreen Moneysource Mortgage Company dba Evergreen Home Loans, incluidas sus filiales presentes o futuras (la "Compañía", "Evergreen", "nosotros","nos" o "nuestro") en relación con la recopilación y el uso de información personal de un solicitante, un empleado ("Empleado"), un funcionario o director de la Compañía, o un contratista en los Estados Unidos," o "nuestro") en relación con la recopilación y el uso de información personal de un solicitante, un empleado ("Empleado"), un funcionario o director de la Empresa, o un contratista en los Estados Unidos, (denominados colectivamente en esta Política de Privacidad como "Empleado/Contratista", "usted" o "su"). Nota: Un Contratista es una persona no empleada que presta servicios para Evergreen y no está empleada por la Empresa. Ciertas secciones de esta política de privacidad no se aplican a los Contratistas.

Evergreen quiere que usted entienda cómo y por qué recopilamos "Información Personal", que incluye cualquier información que identifique, se relacione con, describa, sea razonablemente capaz de asociarse con, o pudiera razonablemente vincularse, directa o indirectamente, con un Empleado/Contratista en particular. Los Empleados/Contratistas no deben tener ninguna expectativa de privacidad cuando utilicen la tecnología proporcionada por Evergreen o cuando accedan a los recursos tecnológicos o a la información de Evergreen.

Evergreen se compromete a proteger la privacidad de todos nuestros Empleados/Contratistas, y tomamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger su Información Personal del acceso no autorizado, uso indebido, pérdida accidental o alteración.

Si reside en California, consulte el Anexo al Aviso de Privacidad de California adjunto para obtener una lista completa de las divulgaciones y los derechos que le otorga la legislación de California.

 

2. ¿Qué información recopilamos?

El siguiente cuadro explica las categorías de Datos Personales que podemos recoger o procesar y las razones específicas por las que procesamos cada categoría de información. Si desea información más detallada sobre los motivos por los que tratamos cada categoría de información, consulte la sección Fines de la recogida, más abajo.

Tenga en cuenta que es posible que no recojamos todas las categorías de Datos Personales de cada Empleado/Contratante. Por ejemplo, si la recogida de Datos Personales está relacionada con una prestación específica que no está disponible de forma general, sólo recogeríamos esos Datos Personales de los Empleados/Contratantes que reúnan los requisitos para la prestación y se inscriban en ella. Además, cuando recabamos una categoría de Datos Personales, es posible que no recabemos cada uno de los ejemplos específicos enumerados.

 

 

 

3. Objetivos de la recaudación

a. Administración de la relación empleo/contratista

Conservamos y procesamos la información personal para fines tradicionales de empleo y contratación de contratistas. Utilizamos esta información para usos administrativos y de gestión y sólo la revelamos a otras personas que necesiten conocer dicha información. La conservamos y utilizamos para poder dirigir la empresa y gestionar nuestra relación con usted de forma eficaz, legal y adecuada, durante el proceso de contratación, mientras trabaja para nosotros y una vez finalizado su empleo o contrato. Esto incluye el uso de la Información Personal para permitirnos cumplir con cualquier requisito legal asociado con una relación de empleado o contratista, para administrar la nómina, para proporcionarle beneficios, garantizar su seguridad, cumplir con un contrato de empleo o servicio, y para demostrar nuestro compromiso con la igualdad de oportunidades de empleo y las prácticas de empleo justas. 

b. Cumplimiento de las obligaciones legales

En determinadas situaciones, es posible que tengamos que recoger y tratar sus Datos Personales para cumplir con nuestras obligaciones legales. Esto puede incluir:

• Seguimiento de la información demográfica para confirmar el cumplimiento de las políticas y requisitos de igualdad de oportunidades y no discriminación;
• Tratamiento de información relativa a su salud, que podría incluir motivos de ausencia e informes y notas del médico, con el fin de cumplir nuestras obligaciones en virtud de la legislación aplicable en materia de empleo y seguridad y salud;
• Tratamiento de la información relativa a certificaciones y cualificaciones para su función o puesto;
• Tratamiento de información relativa a la participación en actividades relacionadas con el empleo sobre las que estamos obligados a conservar un registro; y/o
• Procesar la información pertinente sobre cualquier presunta infracción del Manual del Asociado u otras políticas de la empresa que sea necesaria para investigar las acusaciones e instituir las medidas disciplinarias que se requieran.

 

c. Facilitar las comunicaciones y la eficiencia

La Empresa utiliza diversas herramientas y plataformas que permiten a los Empleados/Contratistas comunicarse más fácilmente entre sí y acceder y divulgar de forma más eficiente diversos tipos de productos y horarios de trabajo. Algunas herramientas también pueden permitir a los Empleados/Contratistas divulgar información a través de las redes sociales u otros canales, incluida la información relativa a oportunidades de empleo.

Estas herramientas y plataformas pueden recopilar y divulgar información de contacto e imágenes del perfil de la empresa; registrar determinadas preferencias y acciones; recopilar su geolocalización; y crear perfiles de usuario que permitan a los Empleados y a la Empresa hacer un seguimiento de su eficiencia y rendimiento. También podemos tener acceso a las comunicaciones enviadas a través de los sistemas y dispositivos de la empresa.

d. Proporcionar beneficios

Ofrecemos a los Empleados una variedad de beneficios, incluidos los relacionados con la asistencia sanitaria, el ahorro para la jubilación y la posibilidad de solicitar bienes y servicios directamente a la Empresa. 

Es posible que no todos los beneficios estén disponibles para todos los Empleados, y la Empresa sólo recopilará Información Personal para proporcionar un beneficio si el Empleado es elegible y está inscrito en ese beneficio. Los Empleados deben leer detenidamente los términos específicos aplicables a cualquier aplicación móvil o programa de beneficios en particular para comprender los datos específicos que se recopilan.

e. Garantizar la seguridad de empleados, contratistas, instalaciones y propiedades

Recopilamos diversas categorías de información para garantizar la seguridad de los Empleados/Contratistas, las instalaciones y los bienes. Esta información ayuda a verificar la identidad de los Empleados/Contratistas en instalaciones específicas y a garantizar la seguridad de las instalaciones y los vehículos de la Empresa. Además, podemos procesar determinadas categorías de Datos Personales para garantizar la seguridad de nuestros sistemas y dispositivos electrónicos. Esto incluye la supervisión de nuestros sistemas para detectar actividades sospechosas o fraudulentas y otras formas de conducta ilegal. Esta supervisión es fundamental para garantizar la seguridad de nuestros sistemas y de la información confidencial que se nos confía.

4. Eliminación de datos personales

Tomamos las medidas adecuadas para garantizar que su Información Personal se procese y elimine de forma que se mantenga su confidencialidad. Todos los procedimientos de eliminación de Información Personal, incluida la eliminación de dispositivos informáticos de almacenamiento de datos, están diseñados para garantizar la destrucción completa de la Información Personal y eliminar el riesgo de acceso o divulgación no autorizados posteriores.

5. Actualizaciones de la política de privacidad

Esta Política de Privacidad está sujeta a revisiones ocasionales, y si realizamos algún cambio material en las categorías de información que recopilamos o en las razones por las que recopilamos esa información, se lo notificaremos enviándole un correo electrónico y/o publicando en un lugar destacado un aviso de los cambios. Esta Política de Privacidad también se publicará en eConnections. Puede revisar o consultar la Política de Privacidad en cualquier momento. 

La Empresa puede estar sujeta a determinadas leyes y reglamentos relativos a la privacidad y seguridad de la información en más de una jurisdicción en la que residan los Empleados/Contratistas. En caso de que un tribunal de jurisdicción competente considere inválido, nulo o inaplicable cualquier término, pacto, condición o disposición de esta Política de Privacidad, la intención de esta Política de Privacidad es que el alcance de los derechos y obligaciones de la Política de Privacidad se reduzca solo para la jurisdicción afectada y solo en la medida que se considere necesaria según las leyes de la jurisdicción local para que la disposición sea razonable y aplicable, y el resto de las disposiciones de la declaración de la Política de Privacidad no se verán afectadas, perjudicadas o invalidadas en modo alguno como consecuencia de ello.

6. Póngase en contacto con nosotros

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad, póngase en contacto con el Departamento de Recursos Humanos en humanresources@evergreenhomeloans.com.

 

 

 

Apéndice del Aviso de Privacidad de California

Fecha de entrada en vigor: 27 de junio de 2023

El presente apéndice de notificación de privacidad de California ("Apéndice") se aplica a los solicitantes, empleados y contratistas residentes en el estado de California. Este Apéndice complementa nuestra Política de Privacidad para Empleados y Contratistas ("Política de Privacidad"). Las palabras utilizadas en el presente Apéndice se interpretarán según la definición de la Ley de Privacidad del Consumidor de California, Cal. Civ. Code § 1798.100 y siguientes, modificada por la Ley de Derechos de Privacidad de California (California Privacy Rights Act), y sus reglamentos de aplicación (colectivamente, la "CCPA"). 

Este apéndice le proporcionará un resumen de las categorías de información que recopilamos, las razones por las que recopilamos cada categoría de información, información sobre cómo podemos revelar su información personal a terceros e información sobre sus derechos en virtud de la CCPA.  

1. Información que recopilamos y fuentes de información personal

En los 12 meses anteriores, hemos recopilado las categorías de Información Personal identificadas anteriormente en la Política de Privacidad de Empleados y Contratistas. La mayor parte de la información la recogemos directamente de usted, a través de las solicitudes o formularios que nos envía y de la información que nos facilita en el momento de la contratación. Además de la información que usted nos proporciona, podemos recabar información sobre usted de terceros, como información de terceros que proporcionan acreditaciones, instituciones educativas, proveedores de prestaciones y proveedores que proporcionan comprobaciones de antecedentes o información relacionada. Por último, es posible que recojamos, almacenemos o procesemos automáticamente información sobre usted cuando utilice nuestras herramientas, sistemas o recursos, o cuando se encuentre en uno de nuestros centros.

2. Cómo se divulgan sus datos personales

En los 12 meses anteriores, hemos revelado las siguientes categorías de información relacionada con el empleo a proveedores de servicios y proveedores de prestaciones de terceros (por ejemplo, salud y bienestar, cuentas de jubilación, etc.), que son necesarios para facilitar la relación laboral y proporcionarle prestaciones:

a. A (Identificadores), B (Personal), C (Clasificación), I (Profesional), L (Sensible).

Cuando es necesario, firmamos contratos por escrito con nuestros proveedores de servicios para garantizar la privacidad y seguridad de su información personal. En virtud de estos contratos, restringimos el acceso a sus datos personales y su tratamiento a lo necesario para los fines de la divulgación.

En determinadas circunstancias, podemos ofrecerle la oportunidad de inscribirse en ciertos programas de beneficios que implican la divulgación de su información personal a terceros proveedores de beneficios. Cualquier programa de este tipo será puramente opcional y se basará en su participación voluntaria.

En los 12 meses anteriores, no hemos compartido información personal relacionada con el empleo con terceros, tal y como se definen estos términos en la CCPA. En aras de la claridad, "compartir" se define como revelar información personal a un tercero para publicidad conductual de contexto cruzado.

No recopilamos, procesamos ni revelamos información personal sensible, tal y como se define en la CCPA, para fines distintos de los especificados en la sección 7027 del reglamento de la CCPA.

3. Derechos individuales

La CCPA otorga a los residentes en California una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. En esta sección se explica el alcance de estos derechos y se explica cómo puede ejercerlos.

a. Derecho a conocer la información personal recopilada, divulgada, compartida o vendida

Tiene derecho a saber si estamos procesando su información personal y a solicitar que revelemos a terceros la información personal que recopilamos, utilizamos y revelamos. Hay dos tipos de solicitudes de Derecho a Saber que puede hacer: una Solicitud Abreviada y una Solicitud de Información Específica.

Si presenta una solicitud de derecho a saber (solicitud abreviada), recibirá la siguiente información sobre usted:

1. Categorías de información personal recopilada, vendida o compartida;
2. Categorías de fuentes de las que se recoge información personal;
3. Categorías de terceros a los que se vende, comparte o divulga la información;
4. Propósito empresarial o comercial para recopilar, compartir o vender información personal;
5. Categorías de información personal revelada con fines comerciales y categorías de personas a las que se ha revelado con fines comerciales.

Si presenta una solicitud de derecho a saber (piezas específicas de información), recibirá la siguiente información sobre usted:

1. Datos personales específicos recopilados sobre usted.

Le proporcionaremos esta información gratuitamente, a menos que determinemos que su solicitud es manifiestamente infundada o excesiva. Puede solicitar esta información dos veces en un periodo de 12 meses.

Le proporcionaremos esta información en un formato portátil y, en la medida en que sea técnicamente factible, fácilmente utilizable que le permita transmitir los datos sin obstáculos.

Hay algunas excepciones al derecho a saber. En nuestra respuesta indicaremos si se aplica alguna excepción.

b. Derecho de supresión

Tiene derecho a solicitar que nosotros y nuestros proveedores de servicios eliminemos la información personal que hayamos recopilado sobre usted presentando una solicitud verificable. Este derecho está sujeto a determinadas excepciones y no nos obliga a eliminar información que, de otro modo, estaríamos obligados a conservar en virtud de la legislación aplicable. Indicaremos en nuestra respuesta si se aplica alguna excepción.

c. Derecho a oponerse a la venta o uso compartido de información personal

Usted tiene derecho a excluirse de la venta o el intercambio de su información personal por parte de una empresa sujeta a determinadas leyes y normativas. No vendemos su información y no compartimos la información que recopilamos o procesamos sobre usted en su calidad de Empleado o Contratista, tal y como se define anteriormente. 

En la medida en que interactúe con la Empresa fuera de su condición de Empleado o Contratista, consulte nuestra Política de privacidad general en línea.

d. Derecho de rectificación

Usted tiene derecho a solicitar que corrijamos inexactitudes en cualquier información personal que recopilemos o procesemos sobre usted tras recibir una solicitud verificable. Al presentar una solicitud de corrección, le pedimos que nos proporcione toda la información razonablemente necesaria para confirmar que la solicitud de corrección es exacta. Este derecho está sujeto a determinadas excepciones. Le indicaremos en nuestra respuesta si se aplica alguna excepción.

e. Derecho a limitar el uso y la divulgación de datos personales sensibles

Usted tiene derecho a solicitar que limitemos el uso y la divulgación de sus Datos Personales Sensibles únicamente a los fines específicamente autorizados por la legislación de California. En este momento, no procesamos ni divulgamos sus Datos Personales Sensibles para fines que no estén específicamente autorizados por la legislación de California. Si esto cambiara, se lo notificaríamos y le daríamos la oportunidad de limitar el tratamiento de sus datos personales sensibles.

f. Derecho a la no discriminación

No tomaremos represalias contra ningún empleado, solicitante de empleo o contratista independiente por ejercer sus derechos en virtud de la CCPA. Además, no le discriminaremos: negándole bienes o servicios; cobrándole precios o tarifas diferentes por prestaciones, bienes o servicios, incluso mediante el uso de descuentos u otros beneficios o la imposición de penalizaciones; proporcionándole un nivel diferente de calidad de bienes o servicios; o sugiriéndole que recibirá un precio o tarifa diferente por bienes o servicios o un nivel o calidad diferente de bienes o servicios. 

g. Presentación de solicitudes

Para presentar una solicitud de derechos, puede enviarnos un correo electrónico a humanresources@evergreenhomeloans.com o ponerse en contacto con nosotros por teléfono llamando al 877-242-2014. También puede rellenar nuestro formulario en línea en https://www.evergreenhomeloans.com/data-privacy-request.

Daremos respuesta a sus solicitudes de forma gratuita, a menos que se apliquen exclusiones, que señalaremos en nuestra respuesta.

h. Verificación de las solicitudes

Para garantizar la protección de su información personal, debemos verificar que la persona que presenta una solicitud de información, de supresión o de rectificación es el solicitante, contratista o empleado al que se refiere la solicitud antes de tramitarla. Para verificar su identidad, podemos solicitar hasta tres datos personales suyos para cotejarlos con nuestros registros.

No se le pedirá que cree una cuenta con nosotros para presentar una solicitud verificable. Sin embargo, es posible que se le pida que acceda a una cuenta existente en la medida en que el acceso a la cuenta sea necesario.

Sólo utilizaremos la información personal facilitada en su solicitud para verificar su identidad y eliminaremos cualquier información que nos proporcione después de procesar la solicitud, a menos que la legislación aplicable lo prohíba. Nos reservamos el derecho a adoptar las medidas adicionales necesarias para verificar su identidad cuando tengamos motivos para creer que una solicitud es fraudulenta.

i. Agentes autorizados

Puede elegir a una persona o empresa registrada en la Secretaría de Estado de California a la que autorice a actuar en su nombre para presentar sus solicitudes (" Agenteautorizado "). Si opta por utilizar un Agente Autorizado, le exigimos que proporcione al Agente Autorizado un permiso por escrito para permitirle presentar su solicitud y que verifique su identidad directamente con nosotros. De lo contrario, podríamos denegar su solicitud.